Módulo Protocolo passa por alterações no SIPAC 3.17

SIPAC Versão 3.17 Melhorias no Módulo de Protocolo

               O SIPAC chega a sua versão 3.17, com uma série de novidades no módulo de Protocolo. Entre diversos ajustes e melhorias, estão sendo disponibilizados principalmente aprimoramentos no cadastro e movimentação de processos e documentos.

1        ARQUIVAMENTO/DESARQUIVAMENTO

1.1  Seleção de processos em páginas diferentes

No arquivamento de processos, agora será possível a seleção de processos presentes em páginas diferentes, facilitando o arquivamento de um conjunto de processos ao mesmo tempo. 

1.2   Criação do campo “Observação” no Arquivamento/Desarquivamento de processos

No arquivamento/desarquivamento do processo será possível informar uma observação sobre o motivo dos processos estarem sendo arquivados/desarquivados naquele momento.

1.3  Arquivar/Desarquivar documentos

Criação dos casos de uso de arquivamento e desarquivamento de documentos, assim como já existe para processos.

Tanto para a opção de Arquivamento, quanto para a opção Desarquivamento, será possível informar uma observação sobre o motivo para o qual os documentos estão sendo arquivados ou desarquivados. No arquivamento será possível também informar a localização física dos documentos arquivados.

2.      CADASTRO DE PROCESSO DE PAGAMENTO

No cadastro de processo de pagamento pelo módulo de liquidação de despesas foi substituído o campo de texto para informar a unidade de destino pela árvore de unidades, facilitando, assim, a sua seleção.

3.      JUNTADA DE PROCESSOS

3.1  Seleção de vários processos acessórios

Na juntada de processos, após a seleção do processo principal, agora será possível selecionar vários processos acessórios.

3.2  Criação de novo termo de juntada

Criado o termo de juntada, registro formal de juntada de processos, no qual constam o número do processo principal, a identificação do solicitante, a relação dos documentos inseridos, assim como o respectivo número dos processos acessórios, a data e o local da juntada. 

Os termos poderão ser impressos após a confirmação de uma juntada ou na consulta do processo detalhado.

4        CONSULTA DE PROCESSOS

4.1  Novos filtros de busca na consulta de processos detalhados

Na consulta de processos detalhados foram adicionados novos filtros de busca, tais como: Localização Física, Período de Autuação, Natureza do Processo e Grau de Sigilo. 

Os filtros de características comuns como "Dados do Documento", "Dados da Movimentação" e "Interessados no Processo" foram agrupados.

4.2  Consulta de processos sigilosos

Na consulta de processos do portal publico, não serão mais exibidos os processos de natureza "SIGILOSO". 

Também foram adaptadas as demais consultas de processo do sistema, tanto no Portal Administrativo como no Módulo de Protocolo, para que os processos de natureza "SIGILOSO" sejam visualizados apenas por usuários que pertencem a unidade onde o processo se encontra atualmente.

5.      NOVOS RELATÓRIOS

5.1  Documentos

Criado o relatório "Documentos com Atraso na Tramitação" que consulta os documentos que permanecem na unidade de destino por um período superior à data de recebimento mais os dias informados pelo usuário da unidade de origem como tempo esperado de permanência.

5.2  Processos

Criado o relatório de Processos por Responsável, no qual é possível visualizar todos os processos da unidade e com quem ele se encontra, ou seja, quem é o responsável.

Ambos estão disponíveis, na aba Consulta/Relatório do Módulo de Protocolo:

6.      ENVIO E RECEBIMENTO

6.1  Recebimento e envio de processos

No recebimento de processo ostensivo, foi adicionada a possibilidade de informar o responsável pelo processo enquanto o mesmo estiver na unidade.

No cadastro ou envio de um processo sigiloso, será necessário informar qual usuário da unidade de destino será o responsável pelo mesmo. Esse responsável será o único com a permissão de alteração dos dados do processo na unidade.

6.2   Envio de documentos

Para o envio de documentos foi adicionado o campo "Tempo Esperado na Unidade de Destino", que indicará o tempo médio em que o documento deverá permanecer na unidade de destino.

7        CLASSIFICAÇÃO CONARQ

Criação dos novos atributos para as classificações Conarq: guarda da fase corrente, guarda da fase intermediaria e desdobramento. Os dois primeiros são usados para armazenar os prazos de guarda corrente e intermediário que não são pré-definidos em anos, mas sim, de acordo com certas regras. O último serve para os casos onde uma Classificação Conarq é subdividida, de acordo com a variação dos tempos de guarda.

8.      PARAMETRIZAÇÕES

Criada parametrização para limitar alterações de processos e ocorrências, apenas para o usuário que os criou ou para os administradores de protocolo da unidade.

Criada parametrização para, ao estornar uma requisição, cancelar o processo associado a ela, caso contrário, o processo ainda continuará ativo. 

Criada parametrização para limitar a solicitação de cancelamento de processos pelo usuário aos processos que foram criados na unidade dele e que estão na sua unidade no momento.

Criada parametrização para determinar a estratégia da sequência da numeração dos memorandos: se por unidade ou por estado da unidade de origem.

Natal, 19 de Outubro de 2011

Diretoria de Sistemas
Superintendência de Informática - UFRN