Alguns itens foram alterados no módulo de Protocolo do SIPAC, responsável pelo gerenciamento informatizado dos documentos da universidade, trazendo mais agilidade nos processos e no acesso às informações.
Processos
A primeira alteração ocorreu ao cadastrar processo (SIPAC → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo), pois essa opção sofreu uma reestruturação para adaptar-se à Portaria Normativa Nº 5 de 2002, que fala sobre os procedimentos para utilização de protocolos. Um dos itens importantes foi a possibilidade de registrar processos externos, ou seja, aqueles que são criados em outros órgãos. Além disso, também é possível incluir documentos no processo já existentes na base de dados.
Ainda com relação a processos, foi criada a opção Juntada de Processos (SIPAC → Protocolo → Processos → Juntada → Juntada de Processos), que tem por objetivo unir um processo a outro, com o qual se tenha alguma relação ou dependência. Essa união pode ser feita por Anexação ou por Apensação. A Juntada por Anexação é uma juntada definitiva, passando a constituírem um só processo. Já a Juntada por Apensação é uma forma de unir os processos de forma provisória a um processo mais antigo.
Outra nova funcionalidade disponível foi a de autuar processo (SIPAC → Protocolo → Processos → Cadastro → Autuar Processo), permitindo que documentos existentes se autuados, passando a ser considerados processos.
Memorandos Eletrônicos
Os memorandos também sofreram alterações. O acesso através do Portal Administrativo agora se dá pela aba Comunicação. Além disso, o cadastro desses documentos permite mais de um responsável pela autenticação, sendo necessário que os dois responsáveis autentiquem o memorando no sistema. Com as alterações, também se tornou possível que o memorando seja autenticado e salvo, e não enviado automaticamente. Outra novidade, é que além do destinatário principal do memorando, é possível enviar o memorando com cópia para alguma unidade e/ou servidor.
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