O setor de convênios sob o ângulo da informatização

“A informatização é hoje um caminho sem retorno”, é a partir dessa frase que o técnico administrativo da área de convênios, Fábio Henrique de Morais Barreto, começa a definir a importância da informatização para o setor em que trabalha. Na matéria que segue, você irá conhecer um pouco mais sobre os convênios que são firmados com a participação da UFRN, como eles ocorrem e como a informatização atua dentro dessa área. Confira!

Como funciona a área de convênios da UFRN?
Fábio Henrique: A área de convênios trabalha na base de parcerias entre a Universidade e empresas, fundações, outras universidades ou outros órgãos públicos. Um dos convênios mais simples que nós tratamos aqui é o convênio do tipo estágio. Esses convênios nós firmamos mais com empresas privadas.

De que forma ocorrem esses convênios do tipo estágio?
Fábio Henrique: Da seguinte forma: A Universidade envia alunos para essas empresas para que nelas eles possam realizar estágios curriculares, sejam eles obrigatórios – são aqueles que constam na carga horária do aluno – ou que visam a obtenção de conhecimento prático na área do acadêmico.

Com quais empresas de destaque regional ou nacional a UFRN possui convênio?
Fábio Henrique: A Universidade possui convênio com várias empresas. A gente pode citar o Ministéiro da Educação, a Polícia Rodoviária, a Polícia Federal, sem falar de todas as outras universidades que também são parceiras da UFRN.

Que projeto de importância relativa para a Universidade vem sendo tratado atualmente por meio de um convênio?
Fábio Henrique: Acho que dos projetos atuais a gente pode citar o que foi feito através do Ministério da Educação com os hospitais universitários. Esse projeto tem trazido um respaldo muito grande tanto para o desenvolvimento dos hospitais, quanto para a aprendizagem dos alunos que estudam neles.

Como atua a informatização dentro da área de convênios?
Fábio Henrique: A informatização é hoje um caminho sem retorno. Não tem pra onde ir. Não tem como você não seguir por esse caminho. Até pouco tempo, acho que 2005, mais ou menos, tudo era feito manualmente. Hoje a coisa já está bem diferente. Foi desenvolvido o sistema SIPAC que tem dado uma ajuda muito grande à toda a Universidade. No setor de convênios, precisamente, houve um auxílio bastante intenso quanto ao controle dos convênios e à informação gerencial.

Quais são os maiores benefícios ocasionados pela informatização na sua área?
Fábio Henrique: A agilidade, a segurança, a diminuição de risco de faltar um documento, ou de faltar uma assinatura. Sem falar que quando acontecesse um erro num convênio, ou qualquer coisa do tipo, a gente não precisa realizar todos os procedimentos feitos anteriormente para corrigir e isso só é possível porque com o convênio no SIPAC, tudo fica cadastrado lá, o risco de perder é muito pequeno. Outra questão bastante importante é quanto ao leque muito maior de informações gerenciais que gente tem acesso.

Quais são as próximas metas a serem alcançadas com a informatização na área de convênios?

Fábio Henrique: Bom, atualmente, estamos na fase final de testes de um sistema que será um módulo do SIPAC, que é o sistema de submissão de proposta de convênio. Além disso, uma outra meta nossa é melhorar alguns relatórios gerenciais.

Como o senhor poderia definir a área de convênios após a informatização?

Fábio Henrique: Acho que com a informatização viramos um setor mais prático de se trabalhar e mais amigável para receber os professores que sugerem projetos.

Por: Tatiane Gomes

Diretor de Sistemas trata de ações relativas à informatização da UFRN

O Diretor de Sistemas da UFRN, Gleydson de Azevedo Ferreira Lima, viajou, essa semana, para Brasília, em companhia do Reitor, José Ivonildo do Rêgo, a fim de tratar de questões relativas à informatização da Universidade. Para tanto, ele participará de reuniões e audiências com o pessoal do Ministério da Justiça (MJ), do Departamento de Polícia Rodoviária Federal (DPRF), das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e do Ministério do Planejamento. Confira, abaixo, a agenda de trabalho que será cumprida em Brasília.

Quarta-feira (01/06) - Reunião com o pessoal do MJ e do DPRF para tratar de detalhes do Termo de Cooperação.

Quinta-feira (02/06) - Manhã - (09:00 - 12:00) - Audiência com o Diretor de Tecnologia da Informação, José Eduardo Bueno, sobre o projeto de implantação dos Sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC, SIGPRH) nas IFES.

Quinta-feira (02/06) - Tarde - (14:30 - 15:30) - Audiência com o Secretário da SLTI/Ministério do Planejamento, Rogério Santana, sobre a integração dos Sistemas da UFRN com os sistemas do Governo Federal.

Sexta-feira (03/06) - Manhã - (10:00) - Participação no evento de lançamento do Plano de Gestão Passo à Frente, do Ministério da Justiça, que ocorrerá no salão Negro desse Ministério. Na ocasião, o Reitor, José Ivonildo do Rêgo, assinará o Termo de Cooperação Técnina entre a UFRN e o Ministério, como também entre a Universidade e o DPRF.

Por: Tatiane Gomes

Contas de luz e telefone passarão a ser divulgadas no SIPAC

Um maior controle dos gastos com contas de luz e telefone das unidades do campus central da UFRN está sendo realizado por meio de uma parceria entre a Universidade e algumas empresas desses ramos. Agora, os gestores de cada unidade poderão ter acesso às faturas mensais e aos relatórios de gastos do mês por meio do acesso ao SIPAC. É sobre isso que você confere entrevista realizada com o Pró-Reitor de Administração, João Batista Bezerra.

Como vai funcionar essa disposição no SIPAC das contas de água e de luz das unidades da UFRN?
João Batista – Estamos trabalhando com a Superintendência de Informática (SINFO) no sentido de informatizar o acesso à quantia que deverá ser debitada da conta de cada unidade no quesito telefonia. Contudo, é importante frisar que para fins de pagamento às empresas Claro e Embratel nós da administração geral recebemos apenas uma fatura global, com os gastos de todas as unidades da Universidade. No entanto, para que se possa ter um gerenciamento mais organizado e ágil, nós enviaremos à SINFO o consumo individualizado de cada terminal, seja ele fixo ou móvel. Dessa forma, ficará exposto no SIPAC, para cada gestor de unidade, a quantia que será debitada da conta da área que administra.

E quanto a disposição das faturas de energia no Sistema?
João Batista - Com relação à divulgação das taxas de energia, a grande questão é que nós ainda não possuímos equipamentos para a medição individual da energia utilizada em cada unidade. Hoje, nós contamos com uma forma de medição única, que mede a energia utilizada em todo o campus. Contudo, a fatura de energia também entrarão no Sistema, só que será a fatura global. Claro que o ideal era que as faturas entrassem de forma individual, mostrando os gastos de cada área. No entanto, para isso é necessário que ocorra uma reformulação na rede de distribuição de energia do campus. Nós estamos trabalhando em cima dessa idéia e já a tomamos como objetivo.

Vão ser gerados relatórios dessas faturas dentro do Sistema?
João Batista – Sim, serão gerados relatórios. O que a gente quer ver no sistema são relatórios gerenciais para que seja possível conferir se o pagamento mensal está de acordo com o que foi contratado. A idéia é que também sejam gerados relatórios que permitam acompanhar a evolução do consumo. Isso é particularmente importante na questão da energia, porque o tipo de contrato que a Universidade tem com a COSERN é de demanda. Nesse caso, eu não posso nem fazer um contrato inferior ao necessário, porque não daria para atender a demanda, e, caso o consumo superasse o máximo estabelecido, haveria um pagamento muito alto pela tarifa excedente. Por outro lado, se eu fizer um contrato superior ao necessário, estarei desperdiçando recursos.

Quais serão os maiores ganhos com essa informatização?
João Batista – Bom, com essa informatização nós temos dois grandes benefícios, que são: O estímulo para que as unidades evitem a desatualização do catálogo telefônico – porque é ela a base para que a equipe da Superintendência de Informática tenha conhecimento dos telefones que pertencem a cada unidade – e o uso cada vez menor de papel nessa questão, já que o Sistema vai promover um acesso via internet mais detalhado das faturas mensais.

Quais os principais objetivo dessa divulgação? João Batista - O principal objetivo é manter atualizado o catálogo telefônico e assegurar que os gestores de todas as unidades tenham acesso aos consumos de telefonia das áreas que administram sem precisar de papel.

Ultimamente, como andam os gastos das unidades em relação ao telefone?João Batista - Os minutos utilizados por cada aparelho são dosados. O tempo atribuído para cada usuário não conta as ligações voltadas para dentro do grupo, porque essas são gratuitas e sim para as ligações para aparelhos que não constam na lista da Universidade. Nós sempre fazemos um controle bastante cauteloso em cima desses gastos, apesar de muitos usuários quererem utilizar os telefones de forma ilimitada. Só que é aquela coisa, nós trabalhamos com recursos públicos e esses recursos são limitados. O orçamento é apertado e a gente não pode deixar as torneiras abertas.

Quando entra em vigor no sistema essa opção de visualizar as tarifas e os relatórios?
João Batista - A base de dados já está no Sistema. Estamos nos ajustes finais. O pessoal da Embratel vem aqui hoje. A meta é que no final de julho já esteja tudo acertado e nós possamos contar com mais essa ferramenta no SIPAC.

O que o senhor acha da divulgação dessas taxas?
João Batista - Acho que não há nenhum problema, é uma questão de recurso público. A idéia é que essas informações sejam colocadas no âmbito do nosso Sistema sem nenhum problema. Isso é uma obrigação, na verdade. Não há nenhum empecilho porque a publicidade faz parte da administração pública. Aliás, quanto mais divulgado, melhor.

Por: Tatiane Uetti

SIGAA disponibiliza comunidades virtuais

UFRN desenvolve Comunidades Virtuais com o intuito de promover uma maior interação entre os seus integrantes acadêmicos

Nos últimos tempos, as comunidades virtuais vêm crescendo e se fortalecendo bastante entre os internautas. Espaços como Orkut, Facebook e Myspace ganharam destaque pela capacidade de promover uma interação ágil, diminuir dificuldades relacionadas a tempo e espaço e de aglutinar informações variadas em um só lugar.

Foi tomando como base esses quesitos que a UFRN deu andamento à criação de suas próprias comunidades virtuais. “O objetivo principal é criar um ambiente de interação virtual entre professores e alunos, tomando como base o aprendizado”, conceitua o Analista de Sistemas, Agostinho de Campos Neto.

De princípio, as comunidades serão voltadas apenas para o âmbito acadêmico da Universidade. Alunos ou professores que desejarem divulgar informações ou discutir sobre um determinado assunto poderão criar os espaços e disponibilizar acesso aos demais usuários.

A admissão de participantes poderá variar de comunidade para comunidade. Durante a criação, o moderador terá a possibilidade de escolher o perfil que quiser para o espaço, podendo alternar entre privado, público, ou moderado. Os moderadores terão ainda à disposição ferramentas que permitirão o controle do ambiente, a divulgação de arquivos para download e de links de referência, como também a estrutura necessária para a criação de fóruns e chats.

Para acessar as comunidades virtuais será necessário possuir login e senha no SIGAA. Em sua página inicial, o sistema trará link de direcionamento para as comunidades já cadastradas. Caberá, então, ao usuário, entrar e interagir no espaço que melhor lhe convier.

O projeto ainda está em desenvolvimento, deve entrar no ar em breve. Enquanto isso, os possíveis participantes já podem ir imaginando os assuntos que vão querer abordar e disponibilizar no ar.

Por: Tatiane Uetti

Visita do Ministério da Justiça à UFRN

Grupo de Trabalho do Ministério da Justiça avalia sistemas administrativos da Universidade Federal a fim de negociar termo de cooperação

Durante os dias 13 e 16 de Abril, um Grupo de Trabalho do Ministério da Justiça (MJ) veio à UFRN para conhecer mais a fundo o funcionamento dos sistemas administrativos da Universidade (SIPAC e SIGPRH). O grande intuito da visita consistiu na possibilidade de realizar uma cooperação para a implantação, no MJ, de tais soluções informatizadas.

A apresentação dos módulos operacionais aos servidores do Ministério começou com uma reunião, ainda na segunda-feira (13), entre o Reitor da Universidade, Ivonildo Rêgo, o Diretor de Sistemas, Gleydson Lima, o Pró-Reitor de Administração, João Batista Bezerra e Paulo Beltrão e Marcos West do MJ, na qual se discutiu sobre o interesse do Ministério em tais projetos.

Na quarta-feira (15), um grupo de servidores foi ao DMP (Departamento de Material e Patrimômio) conhecer os módulos Almoxarifado/Patrimônio, Licitações, Compras e Registro de Preços, onde foram recepcionados pela Professora Teresinha Saldanha e pelo Vice Diretor do DMP, Paulo Pereira. Logo após, esse mesmo grupo foi à PROAD acompanhar os boletins de serviço, os controles de contrato, os transportes, os orçamento, as diárias e as passagens dentro do âmbito das estruturas administrativas informatizadas. Enquanto isso, outra equipe ia ao DAP a fim de tirar possíveis dúvidas e se inteirar sobre o SIGPRH com Miriam Dantas e com o Pró-Reitor de Recursos Humanos, João Carlos Tenório

Posteriormente, todo o Grupo de Trabalho pôde presenciar, na Superintendência de Informática, um laboratório de treinamento do SIPAC e do SIGPRH, juntamente a uma análise das operações no próprio ambiente de desenvolvimento. Tudo isso com o intuito de capacitar tais servidores para a utilização eficaz dos sistemas.

Na quinta-feira (16), o pessoal do Ministério foi ao prédio da Reitoria, em companhia do Professor João Emanuel, com o intuito de conhecer melhor uma das áreas que possui módulo no SIGPRH, a área de planejamento. Após a visita, encerraram-se as atividades em conjunto com o Grupo de Trabalho.

A Universidade passou, então, a se preparar para a chegada de mais dois grupos (DEPEN e PRF), ligados ao MJ e que pretendiam, na mesma proporção, tomar conhecimento dos sistemas. A sexta-feira (17) foi voltada inteiramente para a apresentação das soluções informatizadas a essas duas equipes, como também para a demonstração do funcionamento dos módulos Almoxarifado/Patrimônio, Licitações, Compras e Registro de Preços.

O resultado desse contato direto dos órgãos MJ, DEPEN e PRF com os sistemas administrativos da UFRN acarretou numa avaliação positiva, por parte dos servidores, do que foi apresentado. Agora, a Universidade e os três órgãos se preparam para a negociação do termo de cooperação.

Por: Tatiane Uetti

Site para divulgação de dados dos docentes

Muitos professores ainda não sabem, mas está à disposição um site, nos domínios dos sistemas da UFRN, que reúne dados relativos aos docentes, como o perfil pessoal, a produção intelectual, as disciplinas que ministram ou ministraram, os projetos de pesquisa, as atividades de extensão e os projetos de monitoria. Todas essas informações, com excessão do perfil pessoal – que cabe ao próprio professor preencher – são retiradas do SIGAA e dispostas na página com o intuito de esclarecer, a todos que desejarem visualizar, quem faz parte e quais os trabalhos desenvolvidos pela equipe de docentes da Universidade.

Para entrar no site, é simples, basta acessar: www.docente.ufrn.br/login (Em login, digite o login comumente usado para ingressar nos sistemas da Universidade). Cabe também aos professores manter sempre atualizadas as informações divulgadas no site. Para isso, disponibilizaremos o link de um manual que contém os dados necessários à atualização: http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.phpid=suporte:manuais:sigaa:parte_publica:pagina_docente.


Por: Tatiane Gomes

O auxílio do SIGPRH nas Avaliaçõs Funcionais

“Acho que centralização é o maior ganho que a gente tem com o Sistema (SIGPRH), sem falar da agilidade e do retorno online.” É isso que nos conta a diretora de Acompanhamento e Avaliação da UFRN, Ângela Lobo Costa, em relação ao trabalho em conjunto do SIGRPH com o sistema de Avaliação Funcional da Universidade. Detalhes dessa entrevista você confere a seguir.

Como funciona o Sistema de Avaliação Funcional?
Ângela Lobo: As Avaliações Funcionais são estabelecidas por meio de uma lei federal que depois é regulamentada internamente e definida na resolução 024 de 2006. Aqui na UFRN as avaliações são obrigatórias para todos os servidores e para todas as chefes, inclusive para aqueles que além de chefes também são docentes.

Qual o principal objetivo das avaliações funcionais?
Ângela Lobo: Bom, o principal objetivo é saber como estão funcionando as questões administrativas da Universidade, levando em consideração a busca de um melhor desenvolvimento do servidor, dos chefes e dos resultados dos trabalhos em relação às metas institucionais.

Em relação aos servidores e às chefias, quais os benefícios que os mesmo podem angariar por meio das Avaliações Funcionais?
Ângela Lobo: As avaliações funcionais são realizadas de 18 em 18 meses. Após a divulgação dos resultados, se o servidor tiver obtido um desempenho satisfatório, ele pode receber uma progressão que fica passível de ser revertida em remuneração financeira ou até mesmo em um desenvolvimento na sua carreira.

Como é feita a organização da avaliação funcional?
Ângela Lobo: Nós trabalhos dentro do SIGPRH. Nele estão disponíveis todos os formulários para se fazer a Avaliação, como também todo o processamento e toda a sistemática de execução da Avaliação de Desempenho. Anualmente, abrimos um processo de avaliação (no início do ano) e todas as chefias precisam fazer os planos de trabalho daquele período do ano para cada servidor da sua equipe. Todas essas informações estão vinculadas ao cadasto que está no nosso banco de dados do sistema (SIGPRH). A avaliação é feita no âmbito de 180 graus. O servidor faz a auto-avaliação, o chefe avalia o servidor, os colegas do servidor avaliam ele. Ele avalia os colegas e ele avalia o chefe.

Antigamente, antes do auxílio do SIGPRH, como eram feitas as avaliações?
Ângela Lobo: Nós tivemos algumas experiências de avaliações manuais, por meio de formulários estiquetados – já que eles tinham que ser personalizados – que depois eram distribuidos em todos os setores da Universidade. Após o preenchimento, a gente recolhia e digitava todas as informações. Contudo, havia problemas em todas essas etapas. Primeiro porque o formulário atrasava pra sair da gráfica, segundo porque atrasava na distribuição e terceiro porque atrasava na devolução. No entanto, era necessário que a avaliação tivesse um resultado imediato, porque era uma avaliação que visava cobrir aquele momento vivido pelos servidores da UFRN. A gente so vinha ter acesso aos resultados dois anos depois. Dessa forma, não tinha como sustentar a situação. Nessa época, (1996 – 1997) não possuiamos tantos recursos de informação e de logística como possuimos hoje. Mas foi lá que tudo começou, até que hoje conseguimos incorporar ao nosso trabalho um sistema altamente eficiente.

Há alguma novidade nessa parte de Sistema de Avaliação que vai entrar em vigor no SIGPRH?
Ângela Lobo: A todo momento a gente tá viabilizando uma melhoria na nossa pate dentro do sistema, como forma de facilitar ainda mais a avaliação funcional para o usuário, para que, dessa forma, todos possam realizá-la sem dificuldades.

Quais as maiores constribuições do SIGPRH para as avaliações funcionais?
Ângela Lobo: Acho que centralização é o maior ganho que a gente tem com o sistema, sem falar da agilidade e do retorno online. É um sistema que, além de tudo, nos fornece toda uma segurança, porque ele está dentro do plano estratégico da Universidade. Para nós, aqui de Recursos Humanos, o SIGPRH é um sistema fantástico!


Por: Tatiane Gomes

Secretaria Geral estuda viabilidade de implantar sistema integrado no TJ

A Secretaria Geral se reuniu com diversos setores do Tribual de Justiça (TJ), na manhã de sexta-feira, 24, com o objetivo de estudar a viabilidade de implantar um sistema integrado entre os setores do TJ. Os sistemas chamados SIPAC e SIGRH foram desenvolvidos pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte e já vêm sendo utilizados pela Polícia Federal. Dois técnicos da Superintendência de Informática explicaram a utilização dos sistemas. Camilo, Coordenador da Equipe de Suporte e Rafaela, Coordenadora da SIPAC/SIGRH da UFRN. Os referidos sistemas têm como principal objetivo dar maior agilidade no trâmite dos processos administrativos e promover economia de papel. O Judiciário está estudando a possibilidade de instalar os programas na instituição através de um Convênio de Cooperação Técnica.

Matéria produzida e divulgada pelo Notícias da Semana, do Tribual de Justiça

A atuação do SIPAC dentro da auditoria da UFRN

Essa semana conversei com Wesley Sousa Chaves, contador, sobre como o SIPAC atua dentro da área de auditoria da Universidade. Wesley também esclareceu alguns pontos sobre a auditoria e mostrou detalhes da relação entre essa e o sistema. Detalhes da entrevista você confere a seguir:

Como o SIPAC facilitou o trabalho da Auditoria?
Wesley: O SIPAC facilitou muito o trabalho da auditoria aqui da UFRN. Houve um aumento considerável da eficiência do nosso trabalho. Hoje em dia, já podemos até auditar por meio dele.

Quais são os vínculos internos e externos que a auditoria mantém?
Wesley: A nossa auditoria tem um diretor que é nomeado pelo reitor da Universidade, portanto a auditoria é vinculada diretamente ao reitor. Mas, também somo vinculados fortemente com a procuradoria geral da União e com o CONCURA (Conselho de Curadores) – que é o órgão máximo de fiscalização da Universidade e que independe do reitor -.

Quais os trabalhos realizados pela auditoria?
Wesley: São muitas as atividades da auditoria da Universidade. Dentre elas, destacam-se: Auditar convênios, diárias, pessoal, fornecer parecer sobre questões da área financeira, auditar a FUNPEC e produzir relatórios.

Quais os principais objetivos dessa área dentro dos âmbitos da Universidade?
Wesley: Os nossos principais objetivos se concentram numa realização eficaz de nossas atividades. Sendo assim, podemos destacar: Assessorar o reitor, zelar pelo patrimônio da Universidade e orientá-la, auditar as despesas da UFRN e tentar coibir erros e fraudes.

Como o SIPAC atua em conjunto com a auditoria?
Wesley: O SIPAC está presente em todas as áreas da auditoria, em tudo. Realizamos grande parte das nossas atividades por meio dele. No entanto, como ele não é oficial pelo governo federal, a gente ainda se baseia bastante no sistema deles, o SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira)

Antes do SIPAC, como funcionava a auditoria?
Wesley: Antes do SIPAC, a gente só trabalhava com o SIAFI e com o SIAP (Sistema de Informações de Administração Púbica). No entanto, esses sistemas eram um tanto “travados”, não atendiam diretamente as nossas necessidades, ao contrário do SIPAC que se molda ao que a gente necessita.

Quais os principais benefícios que o SIPAC trouxe para a auditoria?
Wesley: Acho que o principal benefício foi e ainda é a agilidade no processo de auditagem.

Como funciona a área de auditoria dentro do SIPAC?
Wesley: Nós possuímos um portal, o portal da auditoria. Temos todas as informações necessárias dentro dele.

Como o senhor poderia definir a UFRN após o início das atividades dos sistemas?
Wesley: Posso dizer que os sistemas levaram a uma padronização, que eles tornaram mais ágeis os processos administrativos e que tornaram a Universidade mais acessível às demandas tanto dos alunos, quanto dos funcionários.

Por: Tatiane Gomes

A interação entre o DCF e o SIPAC

O Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF é responsável pelas principais tramitações financeiras da UFRN. Com a chegada do SIPAC, departamento e sistema passaram a interagir em prol dos trabalhos realizados nessa área. Essa semana, conversei com Dílson de Anchieta Rodrigues, diretor do DCF. Ele esclareceu questões sobre essa interação e sobre as principais atividades do setor. Confira, a seguir, detalhes da entrevista:

Como funciona o Departamento de Contabilidade e Finanças?
Dílson: O DCF é responsável pela execução orçamentária, financeira e pela contabilização de toda a movimentação que ocorre a nível de administração central. Também somos responsáveis pelas questões orçamentárias e financeiras dos Centros e Hospitais da Universidade. Resumindo, tudo que é movimentado no âmbito da Universidade é registrado aqui com a gente, na administração central.

Os trabalhos desenvolvidos no DCF se direcionam a quem?
Dílson: A gente trabalha com toda a Universidade, mas principalmente com a administração central e os órgãos ligados à administração central, como por exemplo a Escola Agrícola de Jundiaí, a Escola de Música e a Escola de Enfermagem.

Como o SIPAC ajuda no trabalho do DCF?
Dílson: A gente sempre trabalhou com os sistemas do Governo Federal, porque é dessa instituição que vêm os recursos para Universidade. No entanto, esses sistemas são muito “brutos”, não trazem as especificidades que a UFRN necessita. Quando o SIPAC entrou em vigor aqui no DCF, ele veio como forma de preencher essa lacuna referente às nossas especificidades e aos controles que a gente precisava fazer dentro da nossa área e que os sistemas do governo não permitiam.

Como funcionava o DCF antes, sem o auxílio do SIPAC?
Dílson: A gente utillizava sistemas de planilhas excel, coisas assim. Usávamos também um sisteminha que havia sido desenvolvido por um dos nossos servidores para o controle das tarefas, mas ele era muito precário, não possuia uma base de dados eficiente. A gente precisava pegar dados de outros locais, o que acabava causando erros em vários relatórios. Era muito comum a gente tirar relatórios conflitantes.

Hoje em dia existem metas a serem alcançadas dentro desse âmbito: sistema/DCF?
Dílson: O que a gente gostaria era que os nossos sistemas (SIPAC, SIGAA, SIGPRH) interagissem com os sistemas do governo. Inclusive, já estão ocorrendo conversas com o ministério do planejamento para atingir essa finalidade.

Como o Departamento se configura dentro do sistema?
Dílson: Nós temos um módulo dentro do sistema que visa o controle orçamentário.

Existem quesitos a serem melhorados ou transformados no sistema para que se possa viabilizar um melhor trabalho do DCF?
Dílson: Sempre tem. A gente tá sempre entrando em contato com o pessoal do Suporte (da Superintendência de Informática) para que o sistema possa suprir as novas necessidades do Departamento.

Quais as maiores contribuições que o sistema trouxe para o Departamento?
Dílson: Acho que uma das principais contribuições tem a ver com os relatórios gerenciais. Os relatórios que o sistema disponibiliza são no nível do que a gente deseja e necessita aqui. Além disso, o controle das atividades ficou muito mais eficiente.

Por: Tatiane Gomes

Consepe cria Cadastro Único de Bolsas

O Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – Consepe aprovou a Resolução 169/2008, que institui o cadastro único de bolsas para alunos de graduação. Esse sistema deverá conter um mecanismo de registro semestral dos estudantes pleiteantes a bolsas, com informações sobre a condição sócio-econômica e o desempenho dos candidatos, disponíveis no sistema de gestão acadêmica.

A resolução será responsável por algumas mudanças, como, por exemplo, o registro obrigatório através do SIGAA e SIPAC dos alunos interessados em participar dos processos seletivos para bolsas de apoio técnico, monitoria, pesquisa e extensão. Os alunos deverão aderir ao cadastro único para poderem pleitear bolsas. Para isso devem acessar o Portal do Discente, menu Bolsas e clicar no item Aderir ao Cadastro Único.

A disponibilidade de vagas para bolsista pode ser consultada no menu “Bolsas”, do Portal Discente, através do item “Oportunidade de Bolsas”. Nas indicações de bolsistas de pesquisa, monitoria e extensão, o sistema exibirá os alunos com prioridade de seleção de acordo com os critérios estabelecidos na resolução. Caberá ao docente responsável pela bolsa levar em consideração o alerta de prioridade emitida pelo sistema, e conceder a bolsa atentando para o caráter socioeconômico e o mérito acadêmico dos solicitantes.

Para a disponibilização de bolsas de apoio técnico, os administradores devem cadastrar o processo seletivo através do SIPAC, no menu “Bolsas”, item “Anunciar Vaga de Bolsa”. Após o processo, deve-se indicar o bolsista através da opção “Listar Vagas Anunciadas”, no ícone “visualizar/indicar inscritos” do SIPAC. Todas as demais bolsas também terão vinculação com o cadastro único.

Matéria divulgada pela AGECOM

O uso do SIPAC na Superintendência de Infra- Estrutura

Muitos não sabem, mas a superintendência de infra-estrutura está mais ligada aos alunos e servidores da UFRN do que se possa imaginar. Responsável desde a limpeza das áreas externas à construção de novos edifícios dentro do campus, ela colabora para o desenvolvimento da Universidade e sua expansão. Essa semana, conversei com Gustavo Coelho, superintendente de infra-estrutura da UFRN, sobre como o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando essa área. Detalhes dessa entrevista você confere a seguir:

De que forma o SIPAC auxiliou e ainda continua auxiliando a área de infra-estrutura da Universidade?
Gustavo: O SIPAC, na minha opinião, foi um grande avanço não só para a superintendência de infra-estrutura, mas para todas as relações administrativas da UFRN como um todo. Dentre as muitas vantagens que ele ofereceu e ainda oferece à superintendência de infra-estrutura, posso destacar o fato de podermos acompanhar o andamento de todos os processos. Nós geramos, por ano, mais de mil processos em todas as nossas atividades, em todas as nossas áreas. Então, por essa razão, as dificuldades em fazer o controle iam aumentando cada vez mais, mas hoje a gente vê que há uma condição muito melhor para realizar nossas funções, graças ao sistema.

Como funciona a Superintendência de infra-estrutura? Qual o seu objetivo?
Gustavo: Pra você ter uma idéia, nós atuamos em todos os setores da Universidade. Onde tem espaço físico, onde tem edificação, onde tem gente a superinteindência está atuando. Nossas atividades vão desde a limpeza das áreas externas até as construções dessas edificações novas, instalações de equipamentos, manutenção das grandes redes de abastecimento de água, de esgotamento sanitário, de energia elétrica.

O que mudou com a chegada do REUNI?
Gustavo: Antes do REUNI a Universidade já vinha num “boom” de construções e realizando uma quantidade muito grande de manutenções. Pra você ter uma idéia, nós subimos, em 5 anos, de 1.500 atendimentos, mais ou menos, para aproximandamente 6.000 atendimentos na manutenção. Numa gestão completa do professor Ivonildo Rêgo, fizemos 38 milhões de reais aproximadamente em obras. E isso é só uma das metas do REUNI. No período entre 2007 e 2011 a gente tem uma expectativa de realizar um volume superior a 150 milhões de reais em obras.

Antes do SIPAC, como é que funcionava a área de infra-estrutura?
Gustavo: A gente tinha aqui uns sistemas de controle muito mais manuais do que qualquer outra coisa. Tinhamos algumas coisas registradas em planilhas eletrônicas, utilizando, digamos assim, a informática com a restrição que se podia ter. Mas nunca contamos com essa forma integrada que o SIPAC oferece. O sistema nos deu a condição de ver com mais clareza o andamento dos processos e ao mesmo tempo dar repostas de uma maneira mais rápida.

Então o senhor acha que essa seria a maior contribuição do sistema para a área de infra-estrutura?
Gustavo: Acho que são muitas as contribuições, mas considero que essa voltada para o controle, para o acompanhamento das atividades talvez seja o grande ganho do sistema.

Como funciona a área de infra-estrutura dentro do SIPAC?
Gustavo: Existe um módulo de infra-estrutura dentro do SIPAC. Foi entendido desde o princípio pela superintendência de informática a importância da gente ter um destaque dentro do próprio sistema em razão da dimensão que é a superintedência de infra-estrutura.

Existe alguma coisa que precise ser aperfeiçoada ou que o senhor acha que ainda precisa entrar em vigor no sistema?
Gustavo: Sim, sim. Até pelo fato do sistema ter nascido junto com a própria execução, fazemos, pelos menos duas vezes ao ano, pequenos retoques, não porque ele seja ruim, mas muito mais porque a gente já enxerga uma melhoria dentro dele mesmo. Dentro do próprio sistema a gente começa a enxergar que se a gente pode fazer isso, podemos fazer essa outra coisa aqui que nos trará mais facilidade.

Tem como o senhor nos dar um exemplo dessas modificações ou até mesmo dessas inclusões?
Gustavo: Recentemente, só para exemplificar, só para ilustrar o que eu to dizendo, nós inserimos diversas atividades relacionadas ao meio ambiente. Outro exemplo de incorporações que fizemos no SIPAC, foi o controle da qualidade de água que é fornecida e consumida aqui dentro do campus.

Como o senhor pode definir o SIPAC?
Gustavo: Eu defino como um grande avanço. Tenho muitos aplausos para esse sistema. Para quem tá numa posição como essa que eu estou, de gerenciamento de uma área, facilita bastante o trabalho.


Por: Tatiane Gomes

Sistemas Institucionais: Benefícios, Inovação, Avanços e Gestão

A UFRN vem inovando no desenvolvimento de sistemas de informação que atendem as áreas administrativa, acadêmica e de Recursos Humanos. O SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) controla diversas rotinas e procedimentos da área administrativa. O SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) integra os diversos níveis de ensino, a pesquisa e a extensão, além de diversas outras atividades acadêmicas. O SIGPRH (Sistema Integrado de Planejamento e de Gestão de Recursos Humanos) suporta a gestão do planejamento e dos recursos humanos da Universidade.

O SIPAC permite o gerenciamento dos fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam deste orçamento como no caso dos materiais, das passagens, das diárias, dos suprimento de fundos e do auxílio financeiro. Controla-se também, por meio do SIPAC, os almoxarifados (centrais e setoriais), o patrimônio, as compras e licitações, a gestão das atas e pedidos em registro de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), as obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água e energia, os contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com automóveis e combustíveis, dentre outros. O SIPAC também disponibiliza portais de informação para os pró-reitores, para a auditoria interna e para a fundação.

O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato-sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatório das produções acadêmicas dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira do SIPAC, também disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato-sensu e stricto-sensu e comissões de avaliação (institucional e docente).

O SIGPRH informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de freqüência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, módulo de metas e planejamento, dentre outros. A maioria das operações do SIGPRH possui algum nível de interação com o sistema SIAPE, outras são somente de âmbito interno.

Todos estes sistemas vêm trazendo um grande benefício para a UFRN através da agilidade, controle dos procedimentos e economia no uso de material de expediente (papel e cartucho de tinta, por exemplo). Como exemplo de processos informatizados que antes ocorriam através de procedimentos manuais, podemos citar: publicação e divulgação do boletim de serviços, memorandos eletrônicos, submissão de projetos de pesquisa, extensão e monitoria, avaliação da docência pelo discente, requisições e controle orçamentário.

A alimentação dos dados dos sistemas é distribuída entre os diversos setores da UFRN. As unidades administrativas, departamentos, centros, unidades acadêmicas especializadas e suplementares, todas elas registram os dados e através da autenticação da identidade de usuário responsabilizam-se pela informação. A pró-reitoria de planejamento é responsável pela gestão plena dos sistemas, consolidando os diversos dados em relatórios estatísticos e indicadores. Enquanto isso, a superintendência de informática faz a gestão técnica do sistema, realizando aprimoramentos, novas funcionalidades e correções.

Por: Tatiane Gomes

Informatização da área de extensão da UFRN

“Informatizar vem se tornando sinônimo de simplificar, agilizar”. É isso que nos conta o professor Cipriano Maia de Vasconcelos, pró-reitor de extensão da UFRN, sobre a informatização da área que dirige. Essa e outras informações você confere na entrevista a seguir:

Como funciona a área de extensão da Universidade?
Cipriano: A área de extensão funciona a partir da ação de departamentos e núcleos da Universidade com órgãos da sociedade. É a extensão quem oferece suporte a essas ações. Ela é responável pela organização e administração do que se planeja executar junto a sociedade.

Quais os tipos de projeto que a PROEX realiza?
Cipriano: Nós temos projetos em oitos áreas. São elas: Saúde, educação, tecnologia, meio ambiente, cidadania e direitos humanos, trabalho/emprego/renda, cultura e comunicação. Na área de saúde a gente pode destacar o voltado para portadores de deficiência. Em educação, o que engloba a educação para a população carente. No setor de direitos humanos, nós temos os alunos de direito da Universidade trabalhando em prol do cumprimento dos direitos humanos da sociedade. São vários projetos, esses são apenas alguns exemplos.

Quem executa esses projetos?
Cipriano: Os responsáveis pela execucação são os departamentos e núcleos da UFRN. Hoje em dia, quase todas as áreas da Universidade executam projetos exetensivos.

Os sistemas da UFRN (SIGAA, SIPAC e SIGPRH) promoveram uma informatização na Universidade até então não vista. Como essa informatização ajudou na área de extensão?
Cipriano: Podemos dizer que a informatização foi um avanço significativo, ela facilitou processos de submissão (regulamentos e atividades), possibilitou o registro eletrônico de projetos, assim como também a análise dos mesmos, agilizou e simplificou a tramitação e trabalhos, possibilitou uma interação mais ágil e uma coisa que acho de grande importância, permitiu uma maior visibilidade de toda a área de extensão, por meio das páginas no site da Universidade e nos sistemas.

Como era realizado o trabalho na PROEX antes dessa informatização?
Cipriano: Era tudo feito no papel. Existia toda uma burocracia e gastos enormes com esse material. Com a informatização, houve uma economia grande nas despesas, além do que, ajudamos no ganho ambiental.

Quais as maiores vantagens do sistema?
Cipriano: Acho que agilidade e simplicidade para realizarmos nosso trabalho, como também a facilidade do sistema de se moldar as necessidades dos mais variados setores da Universidade. Quando a gente precisa de alguma ferramenta, de algum detalhe, é fácil conseguir, justamente por ele tentar suprir o que precisamos.

Por: Tatiane Gomes